Jakarta, GPriority.co.id – Kinerja gudang sering dinilai dari kecepatan barang keluar, di mana kecepatan tersebut sangat bergantung pada satu hal sederhana: kebenaran data lokasi dan jumlah stok. Ketika satu angka saja keliru, dampaknya bisa menghambat keseluruhan rangkaian pekerjaan di gudang.
Sebuah studi oleh Gruen, Corsten, dan Bharadwaj pada tahun 2002 mencatat bahwa rata-rata tingkat kekosongan barang di rak secara global mencapai 8,3 persen. Dari angka tersebut, 47 persen penyebab berasal dari pemesanan dan peramalan di tingkat toko, 25 persen dari pengisian rak, dan sisanya 28 persen disebabkan oleh masalah di rantai pasok hulu.
“Angka ini menunjukkan bahwa aplikasi inventory gudang seringkali lebih banyak menyelesaikan persoalan internal dibanding masalah yang datang dari pemasok,” demikian analisis yang dihimpun dari studi tersebut.
Lima Dampak Data Stok Tidak Akurat
Dampak dari data stok yang tidak akurat terasa berlapis, mulai dari aktivitas di lantai gudang hingga keputusan pembelian barang. Berikut lima masalah utama yang paling sering muncul akibat data stok tidak akurat:
1. Waktu Pengambilan Barang Membengkak
Petugas gudang biasanya mencari barang berdasarkan lokasi yang tercatat di sistem. Jika lokasi itu salah, maka pencarian harus berpindah ke rak lain, sehingga waktu pengambilan barang bertambah lama.
Masalah ini semakin besar terutama pada hari dengan volume pesanan tinggi. Akibatnya, jam lembur turut bertambah atau sebagian pesanan harus dipindahkan ke hari berikutnya karena keterlambatan proses pengambilan.
2. Pengiriman Tertunda dan Pesanan Dibatalkan
Pesanan yang tidak bisa dipenuhi karena stok tidak sesuai akan menyebabkan pengiriman tertunda atau bahkan pembatalan pesanan. Di marketplace, keterlambatan pengiriman dan pembatalan dari penjual menjadi faktor penilaian performa toko yang sangat diperhatikan.
Respon pembeli saat barang tidak tersedia pun jarang bersifat menunggu. Studi yang sama mencatat 31 persen pembeli beralih ke toko lain, 26 persen memilih merek lain, 15 persen menunda pembelian, dan 9 persen membatalkan transaksi.
3. Stock Opname Berubah Jadi Proyek Besar
Semakin besar selisih stok yang menumpuk, semakin lama waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan stock opname atau penghitungan fisik barang. Akibatnya, operasional gudang bisa dihentikan sebagian atau seluruhnya saat proses penghitungan berlangsung.
Alternatif yang lebih ringan adalah metode cycle count, yaitu penghitungan sebagian secara bergilir. Biasanya prioritas jumlah stok yang dihitung mengikuti analisis ABC, di mana kelompok barang bernilai tinggi dihitung lebih sering dibanding yang lain.
4. Ruang Gudang Terpakai Barang yang Tidak Berputar
Data yang tidak akurat sering kali menyembunyikan adanya barang lambat laku yang bercampur dengan stok barang aktif. Akibatnya, ruang penyimpanan terpakai untuk barang yang tidak berputar, sehingga mengurangi kapasitas optimal gudang.
Penataan lokasi seharusnya mengikuti kecepatan keluar barang. Contohnya, barang yang cepat laku ditempatkan dekat area pengemasan, sedangkan barang lambat laku diletakkan di bagian yang lebih jauh. Penataan ini sulit dilakukan tanpa data yang memadai tentang umur dan kecepatan keluar per SKU.
5. Keputusan Pembelian Ikut Meleset
Jumlah pemesanan ke supplier biasanya ditentukan berdasarkan angka stok yang tercatat di sistem. Bila angka stok tersebut salah, maka pemesanan bisa menjadi berlebihan, misalnya memesan barang yang sudah menumpuk.
Sebaliknya, kesalahan lain yang sama merugikan adalah ketika barang cepat laku tidak dipesan karena sistem menunjukkan stok masih cukup. Ini berujung pada kekosongan stok tepat pada barang yang paling diminati pelanggan.
Langkah Pemulihan
Kelima masalah tersebut pada dasarnya berakar dari ketidaksesuaian antara kondisi fisik gudang dengan data yang tercatat di sistem. Langkah pemulihan utama dimulai dari opname menyeluruh sebagai saldo awal, kemudian dilanjutkan dengan penghitungan secara berkala atau cycle count.
Disiplin pencatatan barang masuk dan keluar juga menentukan apakah akurasi data dapat bertahan dan mendukung operasional gudang yang lancar. Akurasi data gudang akan terjaga apabila pencatatan stok dan pesanan berjalan pada satu sistem yang sama.
Solusi Sistem Terpadu
Untuk mendukung aktivitas operasional tersebut, pemanfaatan aplikasi inventory gudang menjadi sangat krusial. Mekari Desty merupakan salah satu platform omnichannel marketplace yang dirancang untuk membantu pebisnis online, admin e-commerce, dan tim operasional menyederhanakan dan mengelola operasional penjualan multi-channel dalam satu sistem terpusat secara lebih efisien.
Sebagai bagian dari ekosistem software terpadu Mekari, Mekari Desty terintegrasi dengan berbagai solusi Mekari lainnya seperti Mekari Talenta, Mekari Flex, Mekari Jurnal, Mekari Expense, Mekari Qontak, Mekari Klikpajak, Mekari Sign, Mekari POS, Mekari Officeless, dan Mekari Airene untuk mendukung automasi operasional bisnis secara end-to-end.
Foto : Wikipedia
