Semarang, GPriority.co.id – Digitalisasi administrasi menjadi salah satu langkah strategis Sekretariat DPRD Kota Bontang dalam meningkatkan efektivitas pelayanan dan tata kelola pemerintahan. Bahkan, dokumen arsip sejak 2000 kini telah tertata secara digital sehingga dapat ditemukan dalam waktu kurang dari lima menit.
Hal tersebut disampaikan Sekretaris DPRD (Sekwan) Kota Bontang, Yessy Waspo Prasetyo, S.E., M.AP., saat ditemui di sela kegiatan Peningkatan Kapasitas Sumber Daya Manusia (SDM) Sekretariat DPRD/DPRK Tingkat Nasional di Semarang, yang berlangsung pada 4–8 November 2026.
Yessy menjelaskan, digitalisasi di lingkungan Sekretariat DPRD Bontang telah dilakukan melalui sejumlah sistem, mulai dari pengelolaan arsip, administrasi perjalanan dinas hingga notulensi rapat.
“Jadi seluruh arsip tahun 2000 sampai dengan saat ini itu sudah beres semua. Jadi sudah kita digitalisasikan. Pada saat kita ingin mencari berkas, kita tinggal lihat di aplikasi arsip,” ungkapnya pada Sabtu (7/11) kepada GPriority.
Ia menerangkan, proses digitalisasi dokumen mulai dilakukan pada 2023. Dokumen fisik tetap disimpan, tetapi salinannya telah dipindai sehingga pencarian tidak lagi harus dilakukan secara manual.
Selain arsip, Sekretariat DPRD Bontang juga memanfaatkan aplikasi Sistem Informasi Perjalanan Dinas (Simperjadin). Sistem tersebut memudahkan penghimpunan data perjalanan dinas, termasuk ketika dibutuhkan untuk kepentingan monitoring dan pencegahan oleh Komisi Pemberantasan Korupsi (KPK).
“Alhamdulillah kami dalam waktu yang tidak terlalu lama, hanya cukup setengah hari saja, sudah bisa menyerahkan data perjalanan dinas tahun 2024, 2025, dan 2026 ke link milik KPK,” jelas Yessy.
Digitalisasi juga diterapkan melalui aplikasi Srikandi untuk pengelolaan risalah dan notulen rapat. Sistem tanda tangan elektronik (TTE) telah digunakan oleh Sekwan, pimpinan DPRD, ketua dan wakil ketua, hingga ketua fraksi serta komisi.
Meski demikian, Yessy menegaskan bahwa pengembangan aplikasi pemerintahan harus tetap mengikuti ketentuan. Setiap perangkat daerah yang hendak membuat aplikasi wajib memperoleh rekomendasi Dinas Komunikasi dan Informatika (Diskominfo) sebelum pelaksanaannya.
Dalam kegiatan nasional tersebut, ia juga menyoroti pentingnya keseimbangan antara inovasi dan kepatuhan regulasi.
“Jadi beliau mengingatkan kita agar di dalam melaksanakan seluruh kegiatan, pekerjaan itu harus sesuai dengan regulasi yang ada,” katanya, merujuk pada materi yang disampaikan narasumber dalam forum tersebut.
Di sisi lain, keterbatasan anggaran daerah turut menjadi perhatian. Yessy menyebut pemerintah kota tetap memprioritaskan program perlengkapan sekolah gratis berupa sepatu, tas, dan buku bagi pelajar SD, SMP, hingga SMA melalui mekanisme kerja sama dengan pemerintah provinsi untuk kewenangan SMA.
Penanganan banjir rob di Kelurahan Bontang Kuala, penanganan banjir, serta penurunan stunting juga menjadi perhatian pemerintah daerah.
Menurutnya, digitalisasi dan kepatuhan terhadap regulasi menjadi fondasi penting agar pelayanan publik tetap berjalan efektif di tengah tantangan pembangunan dan keterbatasan fiskal daerah.
