Implementasikan SISUMAKER Publik Versi 3.0, Pemkot Tangsel Beri Pelayanan Lebih Kepada Masyarakat

Tahun 2016, Pemkot Tangsel meluncurkan inovasi dalam proses surat menyurat secara digital yang disebut SISUMAKER (Sistem Surat Masuk Surat Keluar). Sebelumnya, inovasi ini sudah digunakan di Dinas Penanaman Modal Pelayanan Terpadu Satu Pintu (DPMPTSP) sejak tahun 2014.

 

Performa yang baik dari SISUMAKER mengilhami Wali Kota Tangsel pada saat itu, Airin Rachmi Diany, untuk mengimplementasikan penggunaan SISUMAKER dalam lingkup seluruh OPD di Tangsel. Hingga akhirnya di 2016, DPMPTSP bersama Dinas Komunikasi dan Informasi (Diskominfo) menerapkan SISUMAKER di seluruh OPD.

 

Kepala Diskominfo Tangsel Fuad menjelaskan, SISUMAKER adalah salah satu wujud dari era digitalisasi saat ini. Yakni, terdigitalisasinya seluruh proses pengelolaan persuratan dari pembuatan surat, disposisi, paraf, tandatangan, hingga pengarsipan.

 

Program ini memiliki keunggulan diantaranya; Pengelolaan persuratan dapat dilakukan dimanapun dan kapanpun. Mengefektifkan kinerja pengelolaan persuratan di internal Pemkot karena, surat dapat dikerjakan dimanapun dan kapanpun secara cepat dan lebih mudah dalam melaksanakan pengelolaan persuratannya. Mengefisiensikan pengelolaan persuratan seperti ruang arsip menjadi lebih ringkas karena sudah terarsip secara digital, pengiriman surat dapat dilakukan cukup 1 kali klik sehingga menghemat waktu, tenaga dan biaya. Transparan dan Akuntabel, seluruh proses persuratan dapat ditracking dan tersimpan seluruh proses dalam penyusunan surat tersebut, dan yang pasti ramah lingkungan karena program ini bersifat paperless, atau tanpa kertas.

 

Tak sampai disitu, Pemkot Tangsel pun terus mengembangkan SISUMAKER. “Pengembangan dilanjutkan kembali pada 2020, antara Diskominfo dengan DPMPTSP untuk mendevelopment SISUMAKER pada framework pemprograman yang baru sekaligus penerapan sertifikat elektronik. Maret 2021 diluncurkanlah SISUMAKER versi 3.0 yang jauh lebih responsive serta berbagai pengembangan di beberapa fitur,” ujar Fuad.

 

Fuad memaparkan, “SISUMAKER versi 3.0 menggunakan framework terbaru sehingga meningkatkan performa serta responsivitas aplikasi kepada penggunanya. Adapun fitur terbaru pada SISUMAKER Versi 3.0 antara lain; Sudah menerapkan Sertifikat Elektronik. Bulk Signing di suatu surat (Menandatangani surat secara elektronik beberapa kali dalam 1 surat). Memiliki Fitur Klasifikasi Surat. Memiliki Fitur Format Tata Naskah Dinas. Pengamanan dengan OTP (One Time Password). Notifikasi dan OTP terkirim melalui Whatsapp.

 

Sudah terintegrasi dengan fasilitas Zoom Meeting. Serta, memiliki fitur SISUMAKER Publik, yakni SISUMAKER untuk menghubungkan antara pengguna publik (masyarakat / instansi lain / swasta) untuk berkomunikasi mengirimkan surat secara digital dengan bagian Umum di OPD. Melalui fitur ini, para pengguna publik dapat melakukan tracking suratnya sudah ditindaklanjuti sampai mana.”

 

 

Meski SISUMAKER Versi 3.0 terbaru sudah disosialisasikan sejak Maret 2021 kepada publik, namun hingga saat ini masih ada sebagian masyarakat Tangsel yang belum mengetahui bahkan paham menggunakan aplikasi ini.

 

“Berdasarkan pemantauan kami saat ini masyarakat masih belum optimal menggunakan SISUMAKER publik, dan lebih senang menggemari untuk hadir ke kantor Pemkot Tangsel untuk mengirimkan surat. Padahal, aplikasi ini menjadi satu-satunya cara masyarakat dapat berkomunikasi secara efektif kepada OPD, khususnya di masa Pandemi 19 seperti saat ini,” imbuh Fuad.

 

Secara detail Fuad menjelaskan manfaat SISUMAKER versi 3.0. “Manfaat langsungnya masyarakat / instansi lain (publik) non pengguna SISUMAKER dapat mengirim surat ke bagian umum OPD secara online dan dapat memantau tracking tindaklanjut surat tersebut. Manfaat lainnya adalah meminimalisir penularan covid-19 di lingkup pemkot tangsel, karena meminimalisir tatap muka antara tamu dengan petugas. Yang terpenting adalah masyarakat tetap dapat mengirimkan petugas walau masih diterapkannya PPKM Darurat yang mewajibkan pegawai untuk dapat melaksanakan pekerjaannya secara WFH.”

 

Terkait masalah keamanan dan kerahasiaan pengguna SISUMAKER, Fuad menjelaskan, “Surat yang dikirimkan ke masyarakat ke OPD tertentu akan terlebih dahulu diverifikasi oleh admin umum di masing-masing OPD yang dituju, yang selanjutnya akan didisposisi oleh Admin Umum ke Kepala OPD nya, jadi surat tidak bisa dibaca oleh semua user.”

 

Menurut Fuad, Kerahasiaan dan Keamanan pengguna serta informasi (surat) terus dikembangkan di aplikasi SISUMAKER. Salah satu penerapannya adalah penerapan sertifikat elektronik untuk menjaga keutuhan, keaslian serta nirsangkal pada seluruh surat yang sudah ditandatangani.

 

“Dalam aplikasi SISUMAKER bagi pengguna bentuk pengamanan adalah penerapan 2 faktor authentication dalam bentuk OTP (One Time Password), sehingga selain memasukan username dan password, pengguna wajib memasukan OTP yang terkirim ke nomor whatsapp pengguna. Dari sisi aplikasi SISUMAKER juga sudah dipasang SSL (HTTPS), terlebih lagi saat development sudah melalui pengujian (penetration test) oleh tenaga ahli diskominfo diseksi persandian dan keamanan informasi,” papar Fuad.

Namun demikian Fuad tidak bisa membantah bahwa kendala dari sistem SISUMAKER juga kerap masih ada.

 

“Kendala awal implementasi adalah komitmen seluruh pengguna nya. Aplikasi adalah tools/alat yang digunakan untuk membantu pekerjaan penggunanya. Jika tools tersebut tidak digunakan, aplikasi tersebut menjadi tidak berguna dan sia-sia, namun jika aplikasi tersebut digunakan secara optimal (komitmen yang kuat) dan dievaluasi secara terus menerus, akan menciptakan aplikasi yang makin baik pula,” kata Fuad. Untuk menurut Fuad Pemkot Tangsel masih terus mengembangkan dan mencari solusi dalam sistem SISUMAKER ini.

 

“Salah satu bentuk komitmen yang kuat dari Walikota adalah sudah dibuatkan peraturan walikota untuk keberlanjutannya operasional SISUMAKER di lingkup Pemkot Tangsel. Selain itu Walikota terdahulu juga tidak mau menerima surat yang bersifat manual beredar / bukan ditandatangan secara elektronik di Pemkot Tangsel, ini masih menjadi PR, dan akan terus kami carikan solusi.”

Fuad juga menambahkan, “Evaluasi pernah dilakukan terkait pemanfaatan secara berkala pada tahun 2015 terkait pemanfaatan diseluruh OPD, tahun 2020 evaluasi terkait pemanfaatan Sertifikat elektronik, dan evaluasi secara berkala di internal Diskominfo terhadap masukan-masukan yang diberikan oleh OPD untuk meningkatkan performa mesin (server), sistem (pemograman), hingga user interface dan user experience yang diterima pengguna. Sebagai contohnya, saat peluncuran SISUMAKER v.3.0 terdapat modifikasi” kecil yang dilakukan untuk meningkatkan data dan informasi yang ditampilkan pada halaman pengguna (user interface dan user experience).”

 

“Sebagai bahan evaluasi kami, testimoni pada aplikasi SISUMAKER berupa kotak dan saran bagi pengguna (OPD/Masyarakat) memang belum ada di aplikasi SISUMAKER, namun saran ini dapat ditampung untuk pengembangan kedepannya. Kondisi eksisting jika ada kebutuhan pengembangan disampaikan kepada diskominfo untuk dikaji dan tindaklanjut dimodifikasi kembali sesuai kebutuhan. Tapi yang pasti kami berharap, aplikasi SISUMAKER dapat meningkatkan tata kelola persuratan di pemkot Tangsel, serta dapat bermanfaat bagi kementerian, lembaga atau departemen lain yang membutuhkan,” harap Fuad.

 

Menginisiasi program SISUMAKER, Pemkot Tangsel pun kerap menuai apresiasi. Cara kerja yang efektif dan efisien menjadikan SISUMAKER masih digunakan oleh lembaga lain. Jika kita tengok pencarian “SISUMAKER” di Google, maka program ini banyak digunakan oleh Kemenkumham karena diterapkan diseluruh Indonesia (Kanwil dan Lapas), Pemkot Tangsel, Pemprov Sumut, Pemkot Tebing Tinggi dan Pemkot Serdang Bedagai. Berikut adalah lembaga, dan, instansi dan pemerintahan kota/kabupaten/provinsi yang ikut mengimplementasikan program SISUMAKER.

 

Sementara, Wali Kota Tangerang Selatan Benyamin Davnie menjelaskan sejak diluncurkan dan digunakan oleh Pemkot Tangsel SISUMAKER Publik sangat bermanfaat dalam menyelesaikan sistem administrasi surat-surat yang dikerjakan setiap saat dan dimana saja.

 

“Sangat sesuai dengan kebutuhan pengambilan keputusan dan pelayanan publik, sangat efektif dan efisien waktu,” ungkap Benyamin.

 

Wali Kota Benyamin juga menegaskan sistem aplikasi SISUMAKER yang saat ini digunakan Pemerintah akan terus dikembangkan sesuai dengan kemajuan teknologi dan pembaharuan dalam aplikasinya pasti menjadi perhatian dinas terkait yaitu Dinas Kominfo.

 

“Tentu akan terus berkembang seiring dengan kemajuan teknologi dan kebutuhan pelayanan pemkot,” ungkapnya.

 

“Harapan kami tentunya melalui sistem SISUMAKER dapat memudahkan dan mempercepat pelayanan publik dan yang lainnya, baik dari sisi pemerintahan ataupun dari masyarakat,” tandasnya. (Adv)

Related posts